Showing Posts From

大人學

• Up
• 12 Mar, 2022
• • 工程師的理想生活 ,
  • 讀書心得

大人學«流程設計與跨部門溝通»心得 認真工作就會有好產出？你可能放錯重點了

如果我早點上課，我應該已經加薪很多次了。這堂課居然能透過玩樂高小火車，學會如何設計好流程，讓最強的隊友有最強的產出，還能重新體驗到團隊眾志成城的成就感，還有小時候沒有完到樂高的遺憾。報名動機：為什麼溝通這麼累，我哪裡可以做更好？ 我相信同事也不想要搞我，可是為什麼我做起來這麼累呢？ 身為軟體工程師，接到一些製作需求是很正常的。可是最近常常覺得，為什麼我越來越像 PM 了！？接到需求後，我需要問的問題通常是「你為什麼要做這個？」「你的主管審核過了嗎？」「你想要的系統流程是怎麼樣的？」這些和實際技術不相關的問題，常常我需要和同事一起弄清楚。我是工程師啊啊啊，我怎麼會知道怎麼樣對使用者比較好呢～ 一定是我給的指示不夠明確，所以我就列了一份 SOP，說找我前需要先填滿資料（天啊這是我最討厭的公務體系在做的事情）。同事們人很好，會先嘗試填，結果答案也和我預想的不一樣。結果還是要跟原本流程一樣，跳下去協助釐清；結果我也很累，同事也很挫折。 我想，這一定有套方法，可以讓我們彼此都輕鬆很多。所以我才找上了大人學的這堂課 - 流程設計與跨部門溝通。流程並不是寫SOP，而是考量全局後設計一個大家能「更有效做事的方法」大人學 流程設計與跨部門溝通我想透過這堂課，找出和同事協做的最佳流程；讓同事能輕鬆的準備資料，我也能專注於製作。把時間花在刀口上，而不是去探索如何給出過關的文件。 一定有個辦法，能改善我和同事的溝通流程 «流程設計與跨部門溝通» 在教什麼？ 課程宣傳上面是這麼說的：「如何設計流程，讓工作分工容易、訊息傳遞容易、工作介面簡單、產出傳遞容易、調度容易、協調容易、資訊接露容易、進度追蹤容易。更重要的，你如何去稽核一段流程 - 了解哪裡有瓶頸，如何提升與改善。」 我看到分工容易、訊息傳遞容易、產出傳遞容易！我好需要，再加上其他的各種協調容易、訊息揭露容易，我就報名了哈哈哈。 課程流程相當好玩，好像幼稚園以後就沒上過可以玩玩具的課程了。這是一堂玩樂高的課，你需要做的事情是：**把樂高裝成固定數量的飛機和坦克，送到前線去！**這聽起來好簡單，不就是裝玩具嗎。 喔當然不是，過程中需要會分成擁有原料的工廠、有固定的軌道和能裝載的小火車，還有最終飛機和坦克需要放置到前線。而這堂課有 22 個人！兩個小孩子玩玩具都能吵成一團了；22 個人，光是誰要在工廠誰要站前線就能討論個五分鐘了很可怕。 而這堂課就是在這種情況下開始了，有 50 分鐘的討論時間、20 分鐘實際運作；依照最後生產出來的坦克和飛機數量來判斷有沒有完成目標。想當然，早上的挑戰是失敗的。不然講師 Joe 不就沒戲唱了！在第一次挑戰失敗後，Joe 點出了幾個設計流程特別需要注意的地方：設計介面、降低認知等。 樂高、坦克、飛機、火車課！ 這堂課有趣的地方，是從中午開始的。即使嘴裡有飯，也是陸續討論起早上各單位遇到的問題，究竟能怎麼改善！那是一個很久沒出現過奇妙的感覺，整個團隊的人一心一意往目標前進，沒有薪水小偷、沒有打混摸魚、沒有針對個人，大家就是討論流程怎麼改善，如何才能做出更多的坦克和飛機。 下午再執行一次，50 分鐘的討論明顯變得很有方向，20 分鐘的實際運作。我們做出了達標的飛機和坦克，連最困難的加分題飛機都裝出了不少！這時候才深深感覺到，**欸～流程設計真的有用耶，同樣的人，修改幾個小地方，過了幾個小時，成效居然差了一倍。**這根本妖術啊！管理的重點在建構一個好系統，讓人的長處得以發揮，短處得以包容。 彼得杜拉克 Peter F. Drucker我從火車課學到最重要的三件事情 講師 Joe 課堂上會介紹完整的流程設計以及 PDCA 循環，是非常完整的思考框架。挑出我印象最深刻，對目前的我最重要的三件事情分享： 1. 設計流程時，最重要的是定義介面 流程設計最重要的地方就是定義介面；簡單的說就是大家先講好要把什麼東西交接到下一個階段。以 MOS 漢堡來說，各個階段的交接物品如下：我到櫃臺，將我要的餐點用說話方式告訴店員 店員會將餐點總費用以說話方式告訴我 我利用現金或是信用卡付款給店員 店員將發票以及內用號碼卡交給我 等餐點做好之後，店員會主動找到我的位置 店員會將食物交給我，並且收走號碼排當大家都清楚每個流程階段需要交出什麼、拿到什麼，流程就會很順利。例如就不會再點餐完畢時大聲質問店員為什麼沒有馬上把漢堡給我；而是會乖乖拿著號碼排去座位上面等。大家都有共識該如何清楚的交接工作，流程就能順暢進行。這個和寫程式其實很像，當工程師時，最怕的就是修改別人的程式碼；其中最討厭的就是函示都沒有寫註解，看不懂函示目的、吃什麼參數、會回傳什麼。變成需要自己一行一行看原始碼，來推敲究竟該給什麼參數才能正常運作。但只要註解有明白的定義參數格式以及回傳格式，就能明白如何將工作交接給這個函示；也不需要詳細弄懂全部程式碼了（所以下次懶得寫註解，至少要寫輸入和輸出格式啊）！ 先定義好交接介面，事情就能順暢進行 2. 改善時，如何不增加資源就改善瓶頸 流程一定會有瓶頸，例如做很慢的環節、卡住所有工作的環節、工作特別多的環節（怎麼好像是說我，希望我在公司不是瓶頸啊啊啊）。 想要解決流程，最直覺的想法是從瓶頸本身著手，例如投入更多的人力、設備，或是技能提升等；但往往也是最花時間和資源的。但這堂火車課給了一個以前沒想過但很棒的方向：由流程設計著手來改善瓶頸。 主要有兩項具體的作法：前端分攤工作：讓更多的工作在前一階段就被完成。以 MOS 的例子就是手機點餐或自助點餐，當我們在排隊時，如果能用手機先點好餐；那在櫃臺就只需要付款，少了點餐和確認餐點的時間，這階段工作量就能大幅下降，提昇效率。已工程師來說，交付需求時，先把圖片、文字都準備好再開始製作，就能省掉工程師再去要檔案的時間。 前端提升品質：在交接時，給出更好品質的交接物。繼續用 MOS 的例子，你有沒有遇過那種一直吃，吃到點餐超熟練的人？他們點餐是這樣的「你好我要內用一套海洋珍珠堡，搭配薯條套餐，飲料紅茶去冰。我有發票載具、用信用卡結帳。」這就是前端提升品質啊！以工程師來說，就是拿到規格超清晰的需求書，做起來又快又開心，可以省下超多來回溝通的時間。掌握流程，就是掌握經營之道。3. 檢查時，不找罪人、聚焦流程 這是我玩樂高最大的收穫！我一直以為，只要聚集夠好的伙伴，事情一定能成！ 會上大人學的伙伴絕對都是職場中的神隊友，然後我們 22 個人竟然無法在第一次就裝出小小的幾台樂高坦克和飛機！如果是在職場中，一定會不自覺的想到是誰沒有接棒好，誰可以做得更好。 可是在神隊友面前，才發覺有個更高層的元素控制著最後的成果 — 流程。在第二次時，其實只更改了幾個小地方，例如大家講好火車的方向、運送的積木要不要組裝、先運送什麼元件（當然還有練習裝飛機）；就讓時間大約在一半時就達到過關條件，可以挑戰加分題了。 反思到職場，常常會抱怨遇到豬隊友、爛主管，這說不定都是流程的問題；例如沒有溝通清楚彼此該負責的範圍，該如何回報進度或是預期的成果等。只要聚焦於流程，溝通清楚，流程對了，一切就都順暢了，跟人無關的。營運效率以及溝通順暢，都仰賴於事先講好的遊戲規則不找罪人、聚焦流程 上完課程以後的改變 / 可以立刻套用到工作上的事項 上這堂課的原始動機，就是希望讓自己和同事的協作可以更輕鬆。上完這堂課我覺得有了非常明確的方向：問題不在於我或同事的個人能力，而在於我們交接的內容沒有事先被定義好。我可以將需要的東西做成檢查表以及範例交給同事，這樣同事也容易準備。 以前嘗試過一兩次檢查表方式，最後也沒省到時間我就放棄了。現在了解原因是我沒有吸取每次的經驗，將檢查表內容整理得更完善。正確的應該是每次執行完，都要更新這份文件，讓內容更清楚，流程更順暢。 不用懷疑自己的能力，將重心放在流程上。在沒上課之前，我總想著一定是我能力不夠、溝通不好，所以東西才卡在這，一直想著我哪裡可以加強的（對我是 self-criticism 自我批評人格）；上完這堂課解放我的自我批評，原來是流程的錯不是我的錯啊～那只要把重心放在流程改善就好了。流程設計不是天馬行空，而是仰賴反覆實踐與修正。大人學 流程設計與跨部門溝通課後心得：偉大真理往往都是非常簡單的 課堂上教到的流程設計、PDCA，其實都不是第一次看到；但這是我第一次有這麼深刻的體會。體會到：就算是一群神隊友，配上一個豬流程，那效果也不會好到哪裡去。 快速執行，快速檢討，加快 PDCA 流程，能讓成果快速提升。講半天不如做一次 PDCA。 和一群目標相同，配合愉快的團隊，最終達成目標超級有成就感的！實際經歷過，才有確實的吸收。短短一天的課程（有一半時間都在玩樂高），勝過讀好多本管理書。難怪大家都說讀萬卷書不如行萬里路。可能還要加上，不如來玩一下樂高火車課吧。親身體驗流程帶來的驚人改變～組織的目的在於讓平凡的人做不平凡的事。 彼得杜拉克 Peter F. Drucker大人學火車課，好玩又有深刻體會。有時候需要的不是更強的個人，而是更好的流程。 推薦«流程設計與跨部門溝通»這堂課嗎？適合誰？ 我在上課前，觀望了大約半年。中間也是查了很多人的心得分享，看到廣受好評才參加的。參加完的心得是：相見恨晚啊。如果我早點參加，就不用一直想用個人做事能力來讓流程結果變更好了，因為問題不是出在個人，而是出在流程啊。 這堂課適合的人：常常覺得是自己能力不夠，所以無法給出好成果的人。例如每次做完功能都不合 PM 心意的苦命工程師。 常常覺得工程師做的都和自己想的不一樣的人。例如 PM 開完規格，可是工程師做出完全不一樣功能的苦命 PM。 常常覺得別部門都在搞自己，每次看到需求都大喊 WTF 的人。如果你還在觀望，那就趕快報名吧。火車玩具是限量的，一班就 22 人，所以很難搶位置。而且最近疫情又一直延期，現在報名可能上課都三個月後了；你怎麼知道你不會在三個月內就變成小主管呢？還是趕快報名吧哈哈哈。 課程連結 > https://shop.darencademy.com/index/search/q/流程設計與跨部門溝通延伸閱讀工作好痛苦，我的天賦熱情到底在哪裡？大人學有另外一堂熱情天賦經典課 «大人學 尋找天賦與熱情的系統化做法» 找到自己終身喜愛的職涯工作的具體步驟 如果你覺得身邊都是豬隊友豬老闆，但又不知道自己能做什麼，需要外人協助看清，那試試看職涯諮詢 職涯諮詢有用嗎？經驗分享：職涯諮商如何幫助我更開心 「什麼時候才有人來教導、訓練我？這種事為什麼落到我頭上？」如果常常遇到這種事情，這本小書或許能給你新思路 «QBQ！問題背後的問題» 如何問出好問題，做出更好的決定

• Up
• 31 Aug, 2021
• • 工程師的理想生活

«大人學 尋找天賦與熱情的系統化做法» 找到自己終身喜愛的職涯工作的具體步驟

大人學 尋找天賦與熱情的系統化做法 三年前有聽過現場的講座，沒想到現在居然還有二刷。 先說結果，我還沒找到自己的天賦與熱情；但我的工作情況已經比三年多前好很多了。 講座中，Bryan 用三種症狀來描述你討厭一個工作：平日嗜睡症：上班日怎麼睡都睡不飽，不管前一天多早睡 週一厭倦症：禮拜天中午就開始唉聲嘆氣，明天開始又要連續五天去那個地方 購物強迫症：下班要對自己好一點，吃個好料、買個玩具、買個家電，錢就西哩呼嚕的花出去了這些症狀我那時候都有哈哈哈。回頭看，這三年自我探詢也不斷白費，**現在的工作做起來是能接受的：我認同公司的理念，能選擇工作的內容，發揮自己的影響力獲得成就感。**有很大一部份要感謝三年前的自己參加這個講座，開始追求找尋自己有興趣的事物。 現在週一上班的心態是：「禮拜一到啦，來幫幫他們順便賺些錢吧」。不是那種迫不及待要上班，但也不會特別排斥。我相信繼續尋找，總會有一天找到那個會讓我很興奮忍不住要上班的工作。 這一切，都是從聽了三年前的「尋找天賦與熱情的系統化做法」開始的。 什麼是熱情天賦？ 天賦是你比別人擅長的事情，這個比較沒問題。 有人說熱情是「你喜歡、做起來會開心的事情」，那大家的熱情應該都是吃飯睡覺打電動了。熱情是為了一個真正認同的事情，付出所有的心力時間完成它。 如果覺得痛苦，但你願意繼續做，那可能就代表熱情。大人學 尋找天賦與熱情的系統化做法 Bryan例如喜歡寫程式的人，就算遇到超多 bug，也是會想辦法修好趕快讓程式上線。喜歡煮菜的人，即使大熱天也會進入廚房實驗新菜色。 過程都是著痛苦的，但心裡都是想要完成的。 更具體一點的說，熱情是那些你有「輸出」的事情。沒有輸出，那就只是享樂而已。 例如有人說熱情是旅遊，沒有留下遊記或是經營旅遊社群，那就只是享樂而已。如果你一邊玩，一邊花時間紀錄，那就是有產出，你能稱它做熱情。例如說要踏過 100 國然後實際拍成影片的 Kara and Nate 或有人說他的熱情是打電動，只是單純完沒有任何公開輸出的話，那只是享樂。如果你研究完其他攻略還能發表自己的心得，那是熱情。例如楓之谷的小K，打電動打到能上 TED 演講的，就可以說那是熱情。 所以具體來說，我們要尋找的是：即使遇到困難，也會想要完成它，並且有輸出成品的活動。 如果你找到天賦熱情，就能一秒內回答 YES如何找天賦熱情的線索：自由書寫，找關鍵字 常常會聽到，誰誰誰小時候因為特別過動或是自閉，被帶去看醫生；或是家長就順著他做喜歡的事情，最後展現出天賦熱情。 通常你和我都沒有如此極端的遭遇，我們很平庸，做起什麼事情都還過得去。不會特別過動、不會特別自閉、成績中等、社交能力也中等，畢業以後找個大家認為不錯的公司進去。事情也做得普通普通，沒什麼特別厲害的地方。 常常都覺得什麼天賦熱情，我的天賦就是能睡很久，熱情就是能一直睡。 這個困擾我也明瞭，還好講座中也給出具體的行動方針，協助我們從生活的蛛絲馬跡中找出可能是你天賦熱情的線索。這行動方針就是：自由書寫。（自由書寫完整原理與方法，請參閱：自由書寫術） 自由書寫簡單來說就是把腦子裡想的東西用最快速的速度手寫下來，不要思考不要評論，自由書寫就是無盡的自由。不管腦子裡冒出什麼，寫就對了。 你可以從這些題目開始：曾經有過的心流體驗 有沒有事情常常覺得「要是我自己來做會做得更好」 如果可以做任何的工作，想要做哪一個 別人常常稱讚自己什麼特質 同事朋友常常請自己幫忙什麼事情 對什麼事情特別挑剔龜毛？例如餐具一定要擺整齊這項行動不是進行一次，而是持續持續的一直進行。可以每天花上十分鐘，找個能專心的環境。從上面的題目發想，回想過去的事情，或是寫下今天被稱讚、發現自己很龜毛的地方。 你可能會想「這樣不思考一直寫有什麼用？」 我以三年的經驗跟你說，是真的有用。自由書寫雖然是寫下想到的任何東西，盡量不要思考不要評論；但它其實是個不折不扣的思考工具，可以幫助自己釐清思緒，抓到那些被壓抑的、真實的心理。常常寫完以後發現，有個觀點、有個念頭或事情一直在被寫出來，自己卻從來沒特地留意過的。那些就是露出來的線索，值得繼續挖下去。 **那要寫到什麼時候呢？我自己是寫到沒有特別新意開始重複的時候。**就可以整理一下這陣子的紀錄，決定接下來短期要執行的項目，進到下一步驟了。如果你不肯定也不用怕，就算下一步驟做一做不喜歡，隨時都可以退回來。 天賦與熱情本來就是慢慢尋找，你不會找到一顆藥，吃下去馬上就知道自己的天賦熱情。 這是一條路，需要你花時間花心力嘗試慢慢做，很辛苦，但要相信，這一切都會值得的。 自由書寫是個不用思考的思考工具 Photo by Kat Stokes 驗證自己的天賦熱情：投入創作與展示、尋找族人 在找尋的「過程」中，最重要的就是有產出知識或紀錄，投入創作與展示。 評斷的標準就是：有公開的創作與展示。公開和產出缺一不可。 為什麼公開輸出這麼重要？有兩個主要原因：1. 體驗了解領域最核心的價值 你應該已經聽很多人說過，驗證你學會一件事情的最好辦法就是去教會別人；這是真的。 我自己的經驗是，每當以為自己了解可以把它寫成文章時，邊寫就會發現自己其實不懂，只好再回去查。這個靠著輸出來強迫自己輸入更多，讓你真的去了解一件事情的核心。我已經有過多次的類似經驗，例如 工程師的勞健保該如何保、如何治療鼻子過敏、股票 0050 和其他股票的差別等。 透過真的去輸出，才能體驗事情真正的核心，讓你驗證自己到底有沒有熱情。 例如喜歡烹飪，你願意連續做 10 種餅乾食譜，吃下一堆類似的餅乾，只為找到那個最棒的食譜和大家分享嗎？例如巧兒灶咖就是我佩服的人，她的食譜都是比較很多種後，呈獻給你最容易成功又最好吃的比例。 輸出是驗證究竟有沒有熱情、是不是真愛的有效手段。 了解領域最核心價值、體驗過那些痛苦的過程後，你還真的喜歡願意持續做，那就是熱情。2. 找到族人，遇見伯樂 有人問說「我默默寫日記，低調培養熱情可以嗎？我不想公開發表」。那問問你 「你想不想早日靠著做熱情喜歡的事賺到生活費？」 「你想不想讓自己技能知識快速提升？」如果這兩個問題回答都是 YES，那公開發表你的作品或紀錄能加速這個過程。 為什麼，有兩個目的：尋找族人以及遇見伯樂。 「尋找族人」，說的是找到那群跟你喜歡一樣事情的人。 為什麼找到族人很重要呢？不管你做什麼事情，這個世界上一定會有人想要做類似的事情。他們也在苦惱，如何讓自己更進步，更快獲得自己想要達成的目的。例如你想要學寫程式，一定會去找教寫程式的 Youtuber，追蹤技術部落格等。走在他們前面的你，如果能公開發表你的作品，就能將他們吸引而來。 你的作品，能持續為這群人提供價值，這群人就是你將來的潛力客戶。 找到族人以後，也會找到更多有一樣目標的人。如果他們比你厲害，那就是個良好的學習機會，看看他們怎麼做的；互相學習和交流，能更快的提昇自己的知識和技能。 總體來說，不管找到的族人走在你的前面或是後面，都有相當大的好處。 「遇見伯樂」，說的是遇到欣賞你作品的人，將你帶到下一個階段。 你持續公開發表，別人才能在需要的時候找到你。 舉例來說，如果公司想要找個技術顧問，一定是會找那種有持續發表文章、且理念相同的人。這是個網路的時代，如果沒有公開能夠展示作品，搜尋不到就完全沒有機會。你必須公開作品或紀錄，才能在別人需要的時候，出現在他的眼中。 總體來說，投入創作與展示、尋找族人，不管對自己找尋天賦熱情或是從興趣轉成收入，都有巨大的好處。我最喜歡這種做一件事情有多重好處的了，CP 值相當高啊～ 勇敢投入創作與展示，有人在等你 Photo by Mishaal Zahed 尋找天賦與熱情的迴圈 對於和我一般的平凡人，沒有明顯的天賦、熱情、志向，是有些辛苦的，連自己喜歡做什麼、擅長做什麼都還要努力尋找；這時候就會羨慕那些早早立定志向的人，很明確知道自己要什麼。 大人學的「尋找天賦與熱情的系統化做法」算是一個很棒執行方向，不跟你心靈雞湯，很實際的分析每個作為帶來的好處，還有簡單的執行步驟，很適合跟我一樣的人：喜歡理性思考、又沒什麼目標的人。反正照著做，總有一天會找到的。 總結一下，需要進行的具體行動步驟為：自由書寫，找關鍵字 透過關鍵字來找尋自己的天賦熱情活動 透過公開輸出，驗證是不是自己的天賦熱情非常推薦去參加講座 尋找天賦與熱情的系統化做法 本篇文章大概只涵蓋到 15% 的內容，只記下現階段對我最有用的那部分。如果你想要轉職、如果你想找到自己的天賦熱情、如果你不知道人生還可以幹嘛，非常推薦你報名實際去參加。這講座真的非常棒，棒到我都二刷了。不管你在哪個階段，都能獲得一些繼續往前的動力或實際作法，大力推薦！ 講座連結：S003尋找天賦與熱情的系統化做法